股东会是商务服务公司最高权力机构，负责制定公司重大决策。在进行股东会决议时，需遵循相关法律法规和公司章程的规定，确保决议的合法性和有效性。<

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一、召开股东会

1. 确定召开时间：根据公司章程或实际情况，提前确定召开股东会的时间，并提前通知所有股东。

2. 确定会议地点：选择一个便于所有股东参加的地点，确保会议的顺利进行。

3. 准备会议议程：根据公司实际情况，制定详细的会议议程，包括会议目的、议题、表决方式等。

二、通知股东

1. 发送会议通知：在召开股东会前，向所有股东发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

2. 确认股东出席：通知股东后，需确认其是否能够出席股东会，以便安排会议座位和资料。

3. 备份通知记录：记录所有股东收到会议通知的情况，以备后续查阅。

三、审议议题

1. 主持人介绍议题：在股东会开始时，由主持人介绍会议议题，确保所有股东了解议题内容。

2. 股东发表意见：股东可以就议题发表意见，提出建议或疑问。

3. 讨论与表决：在充分讨论的基础上，进行表决，表决方式可采取举手、投票或书面表决等形式。

四、形成决议

1. 记录表决结果：在表决结束后，记录表决结果，包括赞成、反对、弃权等。

2. 确认决议：根据表决结果，形成股东会决议，并由主持人宣布。

3. 形成决议书：将股东会决议形成书面文件，并由所有股东签字确认。

五、决议执行

1. 分配任务：根据股东会决议，将任务分配给相关部门或个人，确保决议得到有效执行。

2. 跟踪进度：定期跟踪决议执行进度，确保各项任务按时完成。

3. 反馈与调整：在执行过程中，如遇到问题或需要调整，应及时反馈给股东会，进行必要的调整。

六、决议存档

1. 形成决议文件：将股东会决议形成正式文件，包括决议书、表决记录等。

2. 存档保管：将决议文件存档保管，以备后续查阅和审计。

3. 定期清理：定期对决议文件进行清理，确保文件完整性和安全性。

七、决议监督

1. 股东监督：股东有权对股东会决议的执行情况进行监督，确保决议得到有效落实。

2. 内部监督：公司内部设立专门的监督机构或人员，对决议执行情况进行监督。

3. 外部监督：接受外部审计、监管机构的监督，确保公司合规经营。

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