董事会是展览设计公司的最高决策机构，负责制定公司的战略方向、重大决策和监督公司运营。为了保证董事会的有效运作，章程中必须明确规定董事会的召集程序。以下是对董事会召集程序的详细阐述。<

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二、召集通知的提前时间

董事会召集通知应至少提前7天发送给所有董事。这一规定确保了董事有足够的时间准备会议材料，并能够充分参与讨论。

三、召集通知的内容

召集通知应包括会议的日期、时间、地点、议程、预计持续时间以及需要董事们事先审阅的文件和资料。

四、召集通知的发送方式

召集通知可以通过电子邮件、快递、传真或亲自送达等方式发送。确保通知送达董事手中，是保证会议顺利进行的前提。

五、临时董事会的召集

在紧急情况下，如公司面临重大危机或需要迅速做出决策时，可以召开临时董事会。临时董事会的召集程序应与常规董事会相同，但通知时间可以缩短至3天。

六、董事会会议的召开地点

董事会会议的召开地点应在公司注册地或董事们普遍认为合适的地点。如需在外地召开，应提前通知董事，并考虑董事们的出行便利。

七、董事会会议的记录

董事会会议应进行详细记录，包括会议时间、地点、出席董事名单、缺席董事名单、会议议程、讨论内容、决议事项等。

八、董事会决议的表决方式

董事会决议的表决方式应明确规定，通常包括举手表决、投票表决或书面表决。表决结果应记录在会议记录中。

九、董事会决议的生效条件

董事会决议需获得超过半数董事的同意才能生效。对于特别决议，可能需要获得三分之二以上的董事同意。

十、董事会会议的缺席处理

董事因故无法出席董事会会议时，应提前通知公司秘书，并委托其他董事代为出席。代为出席的董事应有权行使被委托董事的表决权。

十一、董事会会议的公开性

董事会会议原则上应公开进行，但涉及公司商业秘密或董事个人隐私的内容除外。公开会议应邀请公司监事、高级管理人员等列席。

十二、董事会会议的监督

公司监事会应对董事会会议进行监督，确保会议的合法性和合规性。

十三、董事会会议的后续跟进

董事会会议结束后，公司秘书应将会议记录和决议事项及时通知所有董事，并跟进决议的执行情况。

十四、董事会会议的纪要

董事会会议纪要应在会议结束后及时整理，并由董事会主席或其授权的代表签署。

十五、董事会会议的保密义务

董事在会议期间和会议后应遵守保密义务，不得泄露会议内容和决议事项。

十六、董事会会议的纪律要求

董事在会议期间应遵守会议纪律，不得无故缺席，不得干扰会议秩序。

十七、董事会会议的后续报告

董事会会议结束后，公司应向股东会报告会议情况和决议事项。

十八、董事会会议的审计

公司可聘请外部审计机构对董事会会议进行审计，以确保会议的合法性和合规性。

十九、董事会会议的改进

公司应根据董事会会议的实际情况，不断改进召集程序，提高会议效率和决策质量。

二十、董事会会议的持续改进

董事会应定期评估召集程序的有效性，并根据需要进行调整和改进。

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